דב קהת - העורך

טיפים ללמוד על המצב הקיים


חזרה למצא טיפים בספר

בימים הקרובים אתם עומדים לקבל על עצמכם להנהיג ולנהל את אחת המערכות החשובות, המורכבות והמרתקות ביותר במערכת ציבורית.

הניסיון מלמד כי שינויים אשר לא נערכים או, שלא נעשית הכנה לעריכתם בתקופה הראשונה (100 יום) לכניסה לתפקיד, קשה מאוד ליישמם מאוחר יותר. אולם, על מנת לקבל החלטות על שינויים יש להפגיש החזון (מצע הבחירות) עם המציאות ולגבש אסטרטגיה, שתאפשר להפוך החלום למציאות. לצורך כך, חובה על  ראש הרשות המקומית החדש ללמוד את המצב לאשורו. כאמור, בשל הצורך ללמוד המצב במהירות, חיוני למצוא דרך אפקטיבית ויעילה לעשות זאת. בפרק זה אציג בקצרה מודל ללימוד המצב אשר יושם בהצלחה ע"י ראשי רשויות מקומיות בתחילת דרכם, הן ברשויות מקומיות גדולות (כולל מטרופוליניות) והן ברשויות מקומיות קטנות מאוד.

עקרונות השיטה

  • ריכוז מידע ממגוון מקורות והצלבתם.
  • ריכוז מידע במגוון תחומים ויצירת אינטגרציה ביניהם.
  • קבלת כל המידע בכתב (כולל חומר הנמסר בעל פה).
  • שימוש בתהליך הלמידה במפגשים קבוצתיים, המאפשרים הרחבת המידע ובקרתו, תוך כדי הצגתו ע"י המשתתפים עצמם.
  • תהליך לימוד חייב שיהיה ביקורתי (העלאת שאלות, ספקות, וכיו"ב. אולם יש להקפיד שלא ליצור תחושה של שלילת כל מה שנעשה בעיר בעבר).



פירוט תהליך לימוד המצב הקיים

1. סיור עם ראש הרשות המקומית היוצא

כחלק מתהליך רציפות השלטון, מן הראוי שראש הרשות המקומית היוצא וראש הרשות המקומית הנכנס יקיימו יום עבודה רצוף, אשר יכלול סקירות המצב הקיים ברשות המקומית בכל התחומים וסיור פיזי בכל רחבי העיר להצגת הנושאים בפועל.

יהיה מועיל לערוך רישום מסודר של יום עבודה זה ואם ראש הרשות המקומית היוצא רוצה בכך, יוכל למסור דו"ח כתוב על המצב הקיים לראש הרשות המקומית הנכנס. חומר זה יוכל להוות בסיס ראשוני להמשך תהליך לימוד המצב הקיים.

2. מפגשי היכרות אישיים

במסגרת זו ייפגש הנבחר החדש עם אנשים מקבוצות השתייכות שונות. מפגשים אלו גוזלים זמן רב וככל שהדבר מתאפשר רצוי לקיים חלקם עוד בטרם הכניסה הפורמאלית לתפקיד.

במסגרת זו תיערכנה פגישות עם הסגל הבכיר של הרשות המקומית, עם ראשי מוסדות ציבור המתפקדים ברשות המקומית (לכל הפחות החשובים שבהם), עם ראשי גופי סמך (כגון: איגודי ערים, מתנ"ס, חברות עירוניות,  מועצה דתית וכד'), עם נציגי ציבור בולטים וככל שהדבר מסתייע, עם שרים ופקידות בכירה בממשלה ובעיקר במשרדים להם קשר אינטנסיבי עם הרשויות המקומיות. יתכן כי חלק מפגישות אלו יתקיימו בשלב הראשון בפורמים משותפים של ראשי רשויות מקומיות, סגנים וחברי המועצות המקומיות, במסגרת כנסים יזומים ע"י הממשלה. חשוב לזכור כי החלטות רבות מתקבלות על ידי דרג ביניים בממשלה ומן הראוי ליצור הכרות אישית עם דרג זה.

3. עיון בחומר כתוב

  במסגרת זו מן הראוי להיחשף למספר סוגי חומרים:

א.  חומר כללי על השלטון המקומי כדוגמת מדריך זה.

ב.  חומר סטטיסטי ועובדתי אודות העיר (יתכן כי תגלו שיש נתונים רבים שלא הכרתם).

ג.  דו"חות כתובים, שיוגשו לכם ע"י הסגל הבכיר של העירייה והמוסדות הסמוכים הנתמכים בדרך זו או אחרת ע"י העירייה. יש לדרוש דו"חות קצרים:


  • תמצית של 1 - 2 עמודים.

  •  דו"ח שלא יעלה על 10 עמודים כולל טבלאות, תרשימים וכד'…

  •  כל דו"ח יכלול:

     *  הנושא.

     *  אוכלוסיית היעד.

     *  מטרות השירות.

     *  הישגים מיוחדים.

     *  מצב קיים.

     *  תוכניות.

     *  בעיות.

     *  כוח אדם.

     *  תקציב.

     *  נושאים ממתינים להחלטה.

     *  הערות.

      על כותבי הדו"ח לדעת, שהדו"חות יהיו שקופים לקולגות ואולי אף לציבור הרחב. 

     כמו כן, על כותבי הדו"חות לדעת שיהיה עליהם להציג הדו"ח בפורום רחב וכי יתקיים דיון בדו"ח.


4.   סדנת מצב קיים

מומלץ לקיים סדנא בת 3 ימים. בסדנא זו ייטלו חלק הצוות המיועד להוביל את הרשות המקומית לאורך הקדנציה (ברמה פונקציונאלית, הואיל וברמה הפרסונאלית יתכנו שינויים).

צוות זה ישתתף לאורך כל הסדנא. כמו כן, ישותפו בחלקים שונים של הסדנא נבחרים, אנשי מקצוע מהרשות המקומית וכן אורחים ממערכות אשר להן השקה  בעבודה היום-יומית עם הרשות המקומית. סדנה זו תלווה ע"י יעוץ אסטרטגי.

הסדנא תפתח בהצגת חזון ראש הרשות המקומית ולאחר מכן יוגשו סיכומים כתובים ע"י ראשי היחידות המקצועיות שיציגו בקצרה את פעולות היחידות עליהן הם אחראיים. סיכום הסדנא יהווה חומר רקע מרכזי לגיבוש הכיוונים האסטרטגיים לפיתוח העיר.

5.   דו"ח סיכום מצב קיים.

כל החומר שירוכז כאמור מהפעילות הנ"ל סעיפים 1 - 4 ישמש כחומר להכנת דו"ח מצב קיים. דו"ח מצב קיים יוכן ע"י המנהלים במערכת. הדו"ח יזכה לגיבוש סופי ולעריכה ע"י היועץ האסטרטגי ולאישור ראש הרשות המקומית.


חזרה למצא טיפים בספר